Qu'est-ce que c'est ?
Chaque contact de votre club dispose de son Espace membre. Il n'y a rien à activer : l'espace existe dès que le contact est créé, et vos emails (convocations, liens de paiement, équipement) contiennent déjà le lien d'accès personnel. Vos membres n'installent aucune application et ne créent aucun compte.
Comment vos membres y accèdent
- Depuis vos emails : l'email de confirmation d'inscription, chaque convocation, lien de paiement ou notification d'équipement contient un lien « Espace membre » personnel.
- Depuis la fiche du membre, bouton « Lien Espace membre » sur la fiche contact : Paak envoie immédiatement l'email d'accès. Idéal à l'inscription d'une nouvelle famille.
- Pour plusieurs membres à la fois : depuis la liste des membres, sélectionnez les personnes concernées (ou toute la liste) et cliquez sur « Inviter au portail » : chacun reçoit son lien d'accès en un seul geste. Idéal en début de saison. Disponible sur toutes les offres, tout comme l'envoi individuel depuis la fiche.
- En autonomie : sur votre page publique d'inscription, le lien « Déjà membre ? » permet à l'adhérent de recevoir son accès en saisissant l'email connu du club. Par sécurité, la réponse est identique que l'email soit connu ou non.
Le lien reçu est à usage unique et expire au bout de 72 heures ; une fois ouvert, la session reste active 30 jours sur l'appareil. Les opérations sensibles (coordonnées, documents, reçus) demandent en plus un code à 6 chiffres envoyé par email.
Ce que vos membres y font
- Planning : les séances à venir, avec confirmation de présence modifiable jusqu'au début de la séance, et un abonnement calendrier (ICS) pour le téléphone, à activer d'un bouton depuis le planning ; le membre peut ensuite le régénérer à tout moment. L'ancien lien cesse alors de fonctionner.
- Paiements : les cotisations dues, payables en ligne si votre club a activé le paiement en ligne (Mollie) ; si plusieurs échéances sont ouvertes (cotisations, équipement), le membre peut tout régler en un seul paiement, ou cocher les échéances de son choix et régler cette sélection en une fois. Reçus et attestations imprimables. Sans paiement en ligne, vos membres voient une note honnête les invitant à régler directement auprès du club. Clubs français qui acceptent le Pass'Sport : une note le rappelle à côté d'une cotisation qui reste à régler, avec un lien vers le site de l'État ; une fois le code du membre noté par le club, la ligne indique le Pass'Sport déduit.
- Mon club : grades et licences enregistrés par le club, assiduité sur 12 mois, et les actualités que vous avez envoyées.
- Je participe : les créneaux de bénévolat publiés par le club, à prendre ou à quitter en un geste. Voir Publier un créneau de bénévolat.
- Profil : email et téléphone modifiables par le membre (vous êtes notifié) ; l'identité reste en lecture seule.
- Confidentialité : consentements (newsletter, droit à l'image) et droits RGPD, exerçables à tout moment.
Certificats médicaux et documents
Le dépôt de documents fait partie de l'offre Paak One et plus. La famille dépose le certificat médical directement dans son espace (PDF ou photo). Vous le retrouvez dans Documents du tableau de bord : à la validation, la date d'échéance renseigne automatiquement la qualification médicale du membre. Un refus renvoie une explication au membre. Sur l'offre gratuite, vos membres voient à la place une note expliquant ce que le dépôt en ligne leur apporterait.
Confidentialité et sécurité
- Les documents déposés sont chiffrés avant stockage, hébergés en Europe, et leur dépôt requiert le consentement explicite du membre.
- Chaque membre ne voit que ses propres données, jamais celles des autres adhérents.
- Les mineurs de moins de 15 ans n'ont pas d'accès propre : c'est le parent qui utilise l'espace.
- « Se déconnecter partout » révoque toutes les sessions du membre en un clic.
Violences dans le sport : la cellule Signal-sports (clubs français)
Pour un club en France, l'Espace membre affiche sur chaque onglet une ligne discrète « Vous êtes victime ou témoin d'une violence dans le sport ? », et l'onglet Mon club l'explique : la cellule Signal-sports du ministère des Sports écoute, aide et protège toute personne, enfant, adolescent ou adulte, ami, parent ou coéquipier, qui a subi ou été témoin d'agressions sexuelles, de maltraitance, de harcèlement ou de toute autre forme de violence, ou qui a un doute sur le comportement d'un éducateur ou d'un sportif. Le signalement se fait par e-mail à signal-sports@sports.gouv.fr ; la même ligne apparaît sous votre formulaire d'inscription en ligne, là où les parents passent. Les numéros publics figurent aussi : le 17 ou le 114 en cas d'urgence, le 119 pour l'enfance en danger, le 3018 pour les cyberviolences, le 3114 pour la prévention du suicide.
Ce dispositif est indépendant de votre club et de Paak : rien ne transite par l'un ni par l'autre, et vous n'avez rien à configurer. Le ministère met à disposition un kit de communication (affiche A3, visuels pour écran et réseaux sociaux) que votre club peut afficher dans ses vestiaires.
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