Gérer les cotisations

Qu'est-ce qu'un type de cotisation ?

Un type de cotisation (ou « formule ») est un tarif que vos adhérents choisissent au moment de s'inscrire : par exemple « Carte 10 séances », « Cotisation annuelle adulte » ou « Abonnement jeune ». Ce n'est pas le nom d'une personne : une même formule sert à tous les membres qui la choisissent.

Donnez-lui donc un nom qui décrit l'offre et indiquez son prix : le nom et le tarif s'affichent sur votre page publique (section « Cotisations »), là où vos futurs membres s'inscrivent en ligne. Une formule à 0 € s'affiche avec son montant, « 0 € », sur la page publique comme dans le formulaire d'inscription ; renseignez le montant si la cotisation est payante.

Vous créez et modifiez vos formules dans Paramètres → Types d'adhésion.

Créer une cotisation

1. Menu Adhésions → « Nouvelle adhésion ».
2. Choisissez le membre, la saison et le type de cotisation (les types et leurs tarifs se définissent dans Paramètres → Types d'adhésion).
3. Le montant se préremplit depuis le type, ajustable au cas par cas (la réduction familiale s'applique automatiquement si le foyer y droit).

Dans Paramètres → Types d'adhésion, chaque type peut aussi : décomposer la cotisation en lignes (licence, adhésion, extra ; le total doit correspondre au prix), utile pour votre comptabilité ; et indiquer qu'une licence fédérale est requise. La licence est alors suivie sans jamais bloquer l'inscription : le membre est simplement invité à la fournir.

Validité : saison ou date à date

Chaque formule choisit sa validité :

• Liée à la saison, le cours à l'année classique : l'adhésion se termine avec la saison, quelle que soit la date d'inscription.
• Date à date : l'abonnement démarre au paiement et court sur la durée configurée (12 mois par défaut), indépendamment de la saison. Un abonné de mars est couvert jusqu'en février.

Par défaut, la formule suit le réglage du club (Paramètres → Modèle d'adhésion). Les deux modèles cohabitent dans le même club : vos cours à l'année restent liés à la saison pendant que vos abonnements libres courent date à date. Une formule peut enfin cocher « Accès libre inclus » : ses adhérents actifs participent aux séances à décompte sans consommer de carnet.

Statuts et suivi

• Brouillon → En attente → Active → Expirée (ou Annulée).
• Une cotisation en Brouillon (créée par un import CSV ou par les réadhésions préparées à la clôture de saison) ne place pas encore le membre dans l'appel des séances. Cliquez « Activer » sur sa ligne dans le tableau, sur la fiche du membre ou sur le détail de la cotisation pour la passer en Active sans attendre un paiement ; une cotisation en Brouillon peut aussi être supprimée tant que rien n'a été payé.
• Le statut de paiement est distinct (en attente, partiellement payée, payé, échoué, remboursé) et se met à jour automatiquement quand le membre paie en ligne.
• Le tableau des cotisations filtre par statut, idéal pour relancer les impayés.

Encaisser

• Lien de paiement : envoyez un lien Mollie par email en un clic (voir Envoyer un lien de paiement).
• Règlement manuel (espèces, chèque ou virement) : enregistrez chaque versement. Paak affiche le solde restant et active la cotisation une fois qu'elle est entièrement réglée. Un règlement en plusieurs fois (échelonné) est donc pris en charge : enregistrez simplement chaque acompte à réception. Un versement supérieur au solde restant est refusé.

Questions fréquentes