Clôturer la saison (assistant de bascule)

Le principe

Depuis la fiche de votre saison, l'assistant affiche d'abord un aperçu chiffré (équipes concernées, membres renouvelables, créneaux détectés, qualifications bientôt expirées) — rien n'est modifié avant votre confirmation.

Vos équipes ne sont pas recréées. Une équipe vit d'une saison à l'autre : seule sa fourchette d'années de naissance avance d'un cran (l'U13 reste l'U13). L'assistant vous propose ensuite, joueur par joueur, les passages de catégorie des membres qui sortent de la fourchette de leur équipe — vous confirmez, modifiez la destination ou laissez le membre dans son équipe.

Ce que l'assistant fait

• Créer la saison suivante avec les bonnes dates (en reprenant votre façon de nommer les saisons).
• Décaler les catégories d'âge des équipes et appliquer les passages que vous avez confirmés un par un.
• Préparer les réadhésions en brouillon — tarifs recalculés (remises familiales comprises) ou montants recopiés, au choix ; possibilité d'écarter les membres inactifs.
• Emails de renouvellement aux membres — avec lien de paiement en ligne si Mollie est connecté, avec vos coordonnées bancaires et une référence unique sinon, ou en simple rappel. Chaque email contient aussi le lien vers l'espace membre, où le membre retrouve sa réadhésion à régler.
• Recréer les créneaux d'entraînement hebdomadaires détectés sur la saison qui se termine (avec vos périodes d'exclusion : vacances, trêves), et recopier les activités d'entraînement associées.
• Reconduire les événements récurrents (tournois, stages) en conservant leur jour de la semaine.
• Signaler les qualifications expirantes (certificats médicaux, licences) et les contrats de sponsoring à renouveler avant la reprise.
• Régénérer l'échéancier annuel du club (AG, rapport, assurance) pour la nouvelle saison.
• Prévenir vos entraîneurs par email et vous envoyer un rapport récapitulatif de la bascule.

Lancer la bascule

1. Menu Saisons → bouton « Préparer la saison suivante » (le tableau de bord vous le propose aussi quand votre saison approche de sa fin).
2. Cochez les actions souhaitées dans l'assistant — chaque action est optionnelle.
3. Confirmez : la progression s'affiche en direct, et un récapitulatif liste tout ce qui a été créé.

Relances automatiques — vous réglez l'intensité

Après l'email de renouvellement, Paak peut relancer automatiquement les membres qui n'ont pas réglé — la même mécanique qui relance les cotisations impayées en cours de saison, dans un ton d'invitation. C'est vous qui décidez du rythme dans Réglages → Automatisations :

• Activer ou couper les relances automatiques pour tout le club.
• L'intensité — Douce (par défaut : première relance 21 jours après l'invitation, puis au plus tous les 14 jours), Standard (14 / 7) ou Ferme (7 / 4).
• Une pause par adhérent depuis le panneau « Ce que Paak envoie », pour laisser quelqu'un tranquille.

Chaque relance pointe vers l'espace membre où le paiement se fait en ligne (clubs Mollie) ou où le montant dû est affiché (clubs en virement/espèces).

Questions fréquentes