Gérer les bénévoles du club

BÉNÉVOLES Temps estimé : 4 min Mis à jour le 1 août 2026
Les bénévoles font tourner les clubs amateurs. Paak trace qui aide, sur quel créneau, avec quel statut — sans tableur parallèle. Cet article couvre la base : où se trouve la section, comment déclarer un bénévole et comment créer vos rôles. Pour publier un créneau, voir Publier un créneau de bénévolat.

Où ça se trouve

Dans le menu latéral, section Gestion, cliquez sur Bénévoles. La section se divise en quatre onglets :

  • Bénévoles — la liste des personnes déclarées, leurs rôles, leurs heures.
  • Créneaux — les créneaux que le club publie et que les membres viennent prendre.
  • Heures — la saisie groupée et la validation des heures.
  • Rôles — buvette, table de marque, transport… les fonctions récurrentes du club.
La section Bénévoles est réservée aux comptes Administrateur du club. Un compte Personnel ne voit pas cette entrée de menu — inutile d'inviter quelqu'un avec le rôle Personnel en espérant qu'il gère les bénévoles.

Ajouter un bénévole

Tout adhérent peut être déclaré bénévole en plus de son rôle principal. C'est une casquette qui s'ajoute : la fiche bénévole se rattache à un contact existant, elle ne crée pas un contact d'un nouveau type.

  1. Gestion → Bénévoles, puis « Ajouter un bénévole ».
  2. Recherchez et sélectionnez un contact déjà présent dans votre base. S'il n'existe pas encore, créez-le d'abord dans Adhérents.
  3. Renseignez le statut (Actif par défaut ; En attente, Inactif ou En congé selon les cas), la date de début, les compétences (liste séparée par des virgules : premiers secours, coaching, organisation…) et des notes libres.
  4. Cochez les rôles à lui attribuer, si vous en avez déjà créé.

Vous n'avez pas besoin de déclarer tout le monde à l'avance. Quand un membre prend un créneau depuis son Espace membre, Paak crée sa fiche bénévole automatiquement — voir Publier un créneau.

Créer des rôles

Un rôle décrit une fonction récurrente du club : « Responsable buvette », « Chauffeur U13 », « Table de marque ». Depuis l'onglet Rôles, chaque rôle porte un nom, une description, des responsabilités, des compétences requises et un nombre de bénévoles minimum et maximum.

Les rôles servent à :

  • Filtrer la liste des bénévoles (« qui peut tenir la buvette ? »).
  • Étiqueter un créneau publié, pour que le membre sache ce qu'on lui demande.
  • Rattacher les heures saisies à une fonction, et sortir un total par rôle.

Un rôle porte aussi un réglage « encadre des mineurs ». Activez-le sur les rôles qui encadrent réellement — entraîneur, accompagnateur de déplacement jeunes. Laissez-le désactivé partout ailleurs : voir la section suivante.

Honorabilité : les encadrants, pas tous les bénévoles

C'est le point sur lequel les clubs se trompent le plus souvent, et il coûte cher en paperasse : l'obligation d'honorabilité ne vise pas « les bénévoles ». Elle vise des fonctions.

En France, l'article L. 212-9 du code du sport dispose que « Nul ne peut exercer les fonctions mentionnées au premier alinéa de l'article L. 212-1 à titre rémunéré ou bénévole, ou aux articles L. 223-1 et L. 322-7, ni intervenir auprès de mineurs au sein des établissements d'activités physiques et sportives » en situation d'incapacité. Autrement dit : enseigner, animer, encadrer une activité physique ou sportive ou entraîner ses pratiquants ; arbitrer ou juger ; exploiter un établissement d'APS — ce que la fiche du ministère des Sports rattache « notamment » aux dirigeants d'associations.

Ne relèvent pas de ces fonctions le parent qui tient la buvette, celui qui tient la table de marque, ou celui qui assure un transport ponctuel accompagné. Leur demander un extrait de casier judiciaire, c'est de l'administratif inutile — et une collecte de données que rien ne justifie : un extrait de casier est une donnée relative aux condamnations pénales, encadrée par l'article 10 du RGPD.

C'est pour cette raison que Paak ne déclenche rien par défaut : la case « Ce créneau encadre des mineurs » est décochée à la création d'un créneau, et c'est vous qui la cochez sur les seuls créneaux concernés. Le détail par pays est dans Honorabilité : qui est vraiment concerné.

Le suivi des attestations elles-mêmes se pilote côté Conformité.

Questions fréquentes

Un bénévole doit-il avoir un compte Paak ?
Non. Un bénévole est un contact du club, pas un utilisateur. Il accède à ses créneaux depuis son Espace membre, via un lien personnel reçu par email — sans compte ni mot de passe.
Puis-je enregistrer les disponibilités de chaque bénévole ?
Non, et c'est délibéré. Paak ne tient pas d'agenda de disponibilités : le club publie ses créneaux, les membres prennent ceux qui les arrangent. C'est ainsi qu'une buvette se remplit réellement — personne ne déclare sa disponibilité à l'avance, on dit oui quand on est sollicité.
Puis-je traiter plusieurs bénévoles à la fois ?
Oui pour les heures : l'onglet Heures propose une saisie groupée (une date, un rôle, un chiffre par personne) et une approbation groupée. Voir Enregistrer et valider les heures.
Existe-t-il un export des bénévoles ?
Pas aujourd'hui. Les heures et les créneaux se consultent et se filtrent à l'écran. L'export dédié aux bénévoles n'existe pas encore ; l'export CSV disponible concerne l'honorabilité des encadrants, côté Conformité.
Le module bénévoles est-il payant ?
Non. Bénévoles, créneaux, rôles et heures sont disponibles dès l'offre gratuite. Ce qui relève des offres payantes, c'est le suivi automatisé des attestations d'honorabilité (Paak One et plus) — c'est aussi la condition pour que le blocage d'un créneau « encadre des mineurs » s'applique.
Dernière mise à jour : 1 août 2026 ID : help.benevoles.gerer-benevoles