Deux mécanismes
Paak distingue deux états pour les clubs que votre institution suit :
- Clubs réels — abonnés à Paak, gérant leurs licenciés sur la plateforme, et ayant activé le partage agrégé avec votre institution (via leur écran Paramètres → Partage territorial).
- Shadow clubs — clubs que votre institution connaît mais qui ne sont PAS (encore) sur Paak. Vous y entrez à la main les compteurs (effectifs, % féminin, etc.). Visibles uniquement par votre institution, jamais par les autres.
Magic-link Paak (clubs déjà sur la plateforme ou prêts à y aller)
Depuis Clubs → Inviter un club, vous générez un lien d'invitation que vous envoyez par email au club (par exemple à un dirigeant que vous connaissez).
Le club reçoit le lien. En l'acceptant :
- S'il n'a PAS de compte Paak, l'inscription est lancée — le lien pré-remplit le nom du club et le rattache automatiquement à votre institution.
- S'il a déjà un compte Paak, le rattachement est ajouté en un clic au compte existant.
- Dans les deux cas, le clic d'acceptation EST le signal de consentement au partage agrégé avec votre institution. C'est une création d'obligation par l'acte du club admin, pas par celui de votre institution.
- Si votre institution est un CDOS (ou inversement un CROS), un mécanisme automatique propose au club l'opt-in au CROS de sa région (ou au CDOS de son département) en complément — par cohérence territoriale. Le club peut refuser cette cascade.
Côté votre tableau de bord, le club apparaît dans la liste des clubs partageants dès qu'il a accepté l'invitation.
Côté club invité : depuis Session 226, l'assistant Quick Setup affiche automatiquement après création une étape « Partage institutionnel » qui montre votre institution comme déjà activée et verrouillée (avec la mention « Vous êtes arrivé(e) via leur invitation »). Le club peut, dans la même étape, ajouter ou refuser d'autres institutions recommandées (CDOS / CROS / autres fédérations selon son contexte). Ceci améliore la transparence sans rien changer pour vous — votre invitation reste l'unique mécanisme d'opt-in.
Shadow club (clubs non-Paak que vous suivez à la main)
Tous les clubs ne vont pas (encore) sur Paak. Pour permettre à votre institution de garder une vue territoriale complète, vous pouvez créer un shadow club — un enregistrement que vous saisissez manuellement avec :
- Le nom du club, code postal, ville, contact (email / téléphone / nom).
- Effectifs déclarés : total licenciés, féminins, masculins, répartition par sport (champ libre JSON).
- Encadrants déclarés : total et nombre vérifiés.
- Notes libres (sport pratiqué, fédération de rattachement, dernier contact, etc.).
Important : les compteurs d'un shadow club sont déclaratifs — il n'y a aucun cross-check FIJAISV ou autre. Le tableau de bord affiche un badge « saisi manuellement » pour les distinguer des clubs Paak réels.
Les shadow clubs sont privés à votre institution : aucune autre institution ne les voit, aucun club ne les voit, et ils ne déclenchent pas d'email vers le club concerné.
Quand un shadow club devient un vrai club Paak
Si vous générez un magic-link Paak pour un shadow club existant, et que le club accepte l'invitation, le shadow club est automatiquement promu : l'enregistrement manuel est lié au nouveau compte Paak (champ promotedToOrganizationId) et l'historique est préservé.
À partir de ce moment, les compteurs ne sont plus déclaratifs — ils sont calculés en temps réel depuis les vraies affiliations du club. Le badge « saisi manuellement » disparaît.
Conduite du changement
Les magic-link Paak sont efficaces, mais ils ne remplacent pas la conversation préalable. Avant d'envoyer une vague d'invitations à 50 clubs de votre territoire :
- Prévenez les clubs par votre canal habituel (mailing, AG, newsletter) qu'ils vont recevoir une invitation Paak.
- Expliquez le bénéfice POUR LE CLUB (pas seulement pour l'institution) : gestion des licenciés, paiements en ligne, conformité honorabilité automatisée, etc.
- Précisez que le partage agrégé est réversible à tout moment, qu'il est limité aux compteurs (jamais nominatif), et qu'un seuil de k-anonymité ≥ 5 est appliqué.
- Si possible, faites passer le message par un dirigeant pilote qui a déjà utilisé Paak — la recommandation pair-à-pair est plus forte que le mail institutionnel direct.
L'inverse — bombarder vos clubs d'invitations sans contexte — est contre-productif. Les associations sportives sont gérées par des bénévoles à charge mentale élevée ; toute injonction perçue comme institutionnelle déclenche le réflexe d'évitement.
Limites
- Pour le moment, l'invitation d'un club se fait un par un (pas d'import CSV de masse). Si vous avez besoin de 50+ invitations à la fois, contactez l'équipe Paak.
- Les shadow clubs ne déclenchent aucun email vers le club concerné. Ce sont des enregistrements internes à votre institution.
- Si un club refuse votre invitation (ou ne répond pas pendant 21 jours — TTL par défaut
INVITE_TTL_DAYS), l'invitation expire automatiquement — vous pouvez en générer une nouvelle.
help.institutionnel.inviter-clubs