Un adhérent quitte le club : archiver, supprimer ou effacer ?

Archiver : le cas normal

Quand quelqu'un quitte le club (déménagement, arrêt du sport, changement de club), faites ceci :

1. Ouvrez sa fiche depuis Contacts.
2. Dans le bloc Actions, cliquez sur « Archiver (a quitté le club) », puis confirmez.
3. Plusieurs départs d'un coup ? Cochez les membres dans la liste, puis Archiver dans la barre d'actions.

Ensuite, Paak fait le reste :

• Le membre disparaît de la liste des contacts, des sélections d'équipe et de l'appel, des envois d'emails et relances, et des effectifs comptés pour votre formule.
• Il reste dans les séances passées, les feuilles de match, les évaluations et les paiements : votre historique ne ment pas.
• Un prélèvement automatique de cotisation en cours est arrêté : un membre parti ne doit plus être débité.
• Son foyer ne le compte plus : la fiche du foyer liste les membres actuels, et la réduction familiale de ses frères et sœurs se calcule sans lui.
• Son espace membre ne propose plus de payer votre club : un solde restant se règle avec vous, ou après réintégration.
• Un passage de grade ne peut plus lui être inscrit tant qu'il est archivé ; ses grades passés restent lisibles.
• Sa fiche reste consultable dans Contacts → Statut : Archivés, avec la date de départ.

Résultat : vos listes ne parlent que des membres actuels, et rien n'est perdu. S'il revient, ouvrez sa fiche et cliquez sur « Réintégrer » : tout reprend comme avant, adhésions et équipes comprises.

Supprimer : uniquement une fiche vide

Le bouton Supprimer reste disponible, pour un seul cas : une fiche créée par erreur, un doublon d'import, une personne qui n'a jamais eu de séance, d'adhésion ni de feuille de match.

Dès que le membre figure dans l'historique du club, Paak refuse la suppression et vous explique pourquoi : le supprimer le ferait disparaître de ces séances et feuilles de match passées, qui deviendraient fausses (un appel à 11 présents qui n'en affiche plus que 10). Le message vous propose directement « Archiver plutôt ».

Seuls les administrateurs du club peuvent supprimer une fiche.

Effacement RGPD : anonymiser, pas effacer les séances

Un membre (ou un parent) peut demander l'effacement de ses données. Paak y répond par une anonymisation : son identité et ses coordonnées sont retirées, et les séances passées ne gardent qu'une ligne anonyme. Le club conserve un historique exact, la personne n'y est plus reconnaissable.

• Pour une demande reçue par le club, écrivez à contact@paak.club en indiquant le club et le membre concerné.
• Sans demande, Paak anonymise automatiquement les anciens membres deux ans après la fin de leur dernière adhésion. Archiver un membre, c'est donc aussi lancer cette horloge.
• Les paiements sont conservés le temps légal, sous forme comptable, sans identité.

Questions fréquentes