Paak vous prévient de deux façons. La cloche, en haut du tableau de bord, s'adresse à vous et à votre équipe. L'e-mail s'adresse à vos adhérents, et à vous pour ce qui ne peut pas attendre votre prochaine connexion. Vos adhérents n'ont pas de cloche : ils reçoivent des e-mails et retrouvent tout dans leur espace membre.
La cloche : ce qui la fait sonner
La pastille rouge compte ce que vous n'avez pas encore vu. Ouvrez la cloche pour lire les nouveautés ; en la refermant, tout est marqué comme lu. « Tout voir » ouvre la page complète, avec un filtre « non lues » et l'historique. La croix supprime une notification.
Deux publics. Toute l'équipe : chaque personne qui a accès au tableau de bord, administrateurs et encadrants invités. Administrateurs : les administrateurs du club uniquement, pour tout ce qui touche à l'argent et à votre abonnement Paak.
| Moment | Qui la voit | Ce que dit la cloche |
|---|---|---|
| Vos adhérents | ||
| Un adhérent s'inscrit en ligne (seul ou en famille) | Toute l'équipe | Le nom, l'équipe, la saison, et comment la cotisation est réglée : lien de paiement envoyé, à encaisser hors ligne, paiement différé, ou rien à payer. Lien vers la fiche. |
| Un adhérent met à jour ses coordonnées depuis son espace | Toute l'équipe | Qui a changé quoi, lien vers les contacts. |
| Un adhérent dépose un document | Toute l'équipe | « Document à vérifier », lien vers les documents. |
| Un bénévole s'inscrit sur un créneau (depuis son espace ou depuis le tableau de bord) | Toute l'équipe | Le nom et le créneau. |
| L'argent | ||
| Un paiement en ligne arrive (cotisation, panier familial, équipement) | Administrateurs | Qui a payé combien. |
| Un adhérent autorise le prélèvement automatique, ou un prélèvement échoue | Administrateurs | Le nom, le montant, le rythme ; en cas d'échec, le motif. |
| Un paiement accepté fait dépasser la limite de membres de votre offre | Administrateurs | Une fois par semaine au plus. |
| Les échéances | ||
| Une qualification expire (licence, diplôme, attestation) | Toute l'équipe | À J-30, J-14, J-7 et le jour J. |
| Un certificat médical expire | Toute l'équipe | À J-30, J-14, J-7 et le jour J. |
| Une adhésion arrive à échéance | Toute l'équipe | À J-30, J-14, J-7 et le jour J. |
| Une échéance de votre planificateur de club approche (Paak One et Pro) | Toute l'équipe | À J-30, J-14, J-7 et le jour J, une seule notification par échéance. |
| Un équipement arrive à sa date limite (corde, baudrier, matériel de sécurité) | Toute l'équipe | À J-30, J-14, J-7 et le jour J. |
| Clôture Jeunesse+Sport (clubs suisses) | Toute l'équipe | À J-30, J-14, J-7, J-2 et le lendemain du délai. |
| Des partenariats expirent dans les 30 jours | Administrateurs | Chaque lundi, une seule notification pour tous. |
| Pendant la bascule de saison, des qualifications ou des partenariats à renouveler avant la fin de la prochaine saison | Toute l'équipe (qualifications) · Administrateurs (partenariats) | Une notification par famille, avec les premiers noms. |
| Votre abonnement Paak | ||
| Votre essai démarre, arrive à 7 jours de la fin, à 3 jours, se termine | Administrateurs | Une notification à chaque étape. |
| Le paiement de votre abonnement est en retard | Administrateurs | Une fois par semaine au plus. |
| Le prélèvement de votre abonnement échoue | Administrateurs | Un rappel à J+3, J+7 et J+14 ; à J+21 sans paiement, votre club repasse sur l'offre gratuite. Une notification quand le paiement passe. |
| Résiliation, réactivation, changement d'offre programmé ou annulé, sièges ajoutés | Administrateurs | Ce qui change et quand. |
| Votre offre est presque au maximum : 80 % des sièges administrateur, 90 % des membres ou des équipes | Administrateurs | Une fois par mois au plus, par limite. |
| Paak vous offre des sièges ou des équipes | Administrateurs | Le nombre, jamais facturé. |
| Les séances | ||
| Une séance est restée « en direct » sans activité pendant 3 heures | Toute l'équipe | Paak la clôture et le dit ; les scores enregistrés sont conservés, aucun résultat n'est inventé. |
| Votre club | ||
| Votre association est vérifiée, ou la vérification est refusée | Administrateurs | En cas de refus, le motif. |
| Mollie est connecté | Administrateurs | Ce qui devient possible, lien vers la page Mollie. |
| Vous invitez un collaborateur | Administrateurs | Qui a invité qui, avec quel rôle. |
| Un club rejoint Paak grâce à votre lien de parrainage ; votre crédit est appliqué | Administrateurs | Le nom du club, puis les jours crédités. |
| La bascule de saison est terminée | Administrateurs, et chaque coach pour ses équipes | Terminée, terminée avec des réserves, ou échouée ; le coach voit la liste de ses équipes. |
| Un exercice proposé à la communauté est publié ou non retenu | L'auteur de l'exercice | Le nom de l'exercice ; en cas de refus, le motif. |
| Un partenariat est créé, renouvelé, ou toutes ses contreparties sont livrées | Administrateurs | Le nom du partenaire et le montant. |
Ce que reçoit l'adhérent par e-mail
Chaque e-mail part au nom de votre club, dans la langue de l'adhérent, avec votre logo si vous l'avez ajouté. Les relances se règlent dans Réglages → Automatisations (voir Relances automatiques).
| Moment | L'e-mail qu'il reçoit |
|---|---|
| Il s'inscrit en ligne | La confirmation, avec le lien vers son espace membre et, s'il y a une cotisation, le lien de paiement ou les consignes de votre club. S'il n'y a rien à payer : un e-mail de bienvenue. |
| Il signe la décharge | Une copie de ce qu'il a signé. |
| Il paie en ligne | Un reçu (cotisation ou équipement). |
| Vous lui envoyez un lien de paiement (cotisation, panier, équipement) | Le lien, avec le montant. |
| Sa cotisation reste impayée (Paak One et Pro) | Une relance après un délai de grâce, puis espacée : Douce 21 jours puis tous les 14 jours · Standard 14 puis 7 · Ferme 7 puis 4. Vous choisissez l'intensité, ou vos propres délais. |
| Un équipement à payer reste impayé (Paak One et Pro) | Une relance au même rythme. |
| Prélèvement automatique | La mise en place (lien), la confirmation du mandat, un préavis 5 jours avant chaque prélèvement, et l'échec d'un prélèvement s'il y en a un. |
| Vous envoyez une convocation | La convocation, avec le bouton pour répondre. |
| Il a confirmé sa présence à une séance | Un rappel dans les 24 heures qui précèdent la séance. |
| Il a un carnet de séances | Le décompte après chaque séance à décompte, avec le solde restant. |
| Sa qualification ou son certificat médical expire (Paak One et Pro) | Un rappel à J-30, J-14, J-7 et le jour J. |
| Vous lui demandez un renouvellement ou une attestation | La demande, avec le lien. |
| Il se connecte à son espace membre | Le lien de connexion ou le code à usage unique. |
Ce que vous recevez par e-mail
Ces e-mails existent parce que vous n'êtes pas forcément dans Paak au bon moment. Les e-mails de conseils sont limités à un par jour pour votre club.
| Moment | L'e-mail que vous recevez |
|---|---|
| Un adhérent s'inscrit en ligne | Un e-mail à l'adresse de votre club à chaque inscription, en plus de la cloche. |
| Un équipement arrive à sa date limite | Un e-mail à l'adresse de votre club à chaque échéance (J-30, J-14, J-7, jour J). |
| Votre essai se termine | À 7 jours de la fin, à 3 jours, puis à la fin. |
| Votre offre est presque au maximum | 80 % des sièges, 90 % des membres ou des équipes ; au plus une fois par mois par limite. |
| Le prélèvement de votre abonnement échoue | Un e-mail à J+3, J+7 et J+14, puis à J+21 quand votre club repasse sur l'offre gratuite ; une confirmation quand le paiement passe. |
| Une échéance de votre planificateur de club approche (Paak One et Pro) | À J-7 et le jour J. |
| Votre abonnement est prélevé | La facture. |
| Vous résiliez | La confirmation, avec la date de fin d'accès. |
| La vérification de votre association est refusée | Le motif et comment corriger. |
| Clôture Jeunesse+Sport (clubs suisses) | À J-7, J-2 et le lendemain du délai. |
| La bascule de saison est terminée | Le rapport étape par étape, à la personne qui l'a lancée ; un e-mail à chaque coach avec ses équipes. |
| Parrainage | Un club rejoint Paak grâce à votre lien ; votre crédit est appliqué ; le club parrainé est prévenu de son mois offert. |
| Vous invitez un encadrant (clubs français) | Il reçoit l'information sur le contrôle d'honorabilité. |
| Une connexion depuis un appareil inconnu | Une alerte de sécurité. |
| Export ou suppression de vos données | Une confirmation. |
| Vos premières semaines, et avant une nouvelle saison | Quelques e-mails de conseils, un par jour au plus. |
Ce qui ne passe plus par e-mail
Ces moments passent par la cloche uniquement, parce que vous venez de faire l'action vous-même dans Paak :
- votre essai démarre ;
- vous réactivez votre abonnement, programmez ou annulez un changement d'offre, ajoutez des sièges ;
- vous connectez Mollie ;
- votre association est vérifiée.
La résiliation, la facture, un refus de vérification et tout ce qui concerne vos adhérents continuent d'arriver par e-mail.
Régler et suivre
- Réglages → Automatisations : choisissez l'intensité des relances (Douce, Standard, Ferme), coupez une automatisation, ou mettez en pause les relances d'un adhérent en particulier.
- Activité : « Ce que Paak envoie » liste, sur 30 jours, chaque e-mail parti au nom de votre club.
- La cloche : ouvrez-la, lisez, refermez-la. « Tout voir » garde l'historique.
Questions fréquentes
Mon coach voit-il les paiements dans sa cloche ?
Non. L'argent et votre abonnement Paak ne sont visibles que des administrateurs. Un coach voit les inscriptions, les documents déposés, les bénévoles, les échéances et la bascule de saison.
Comment faire disparaître la pastille rouge ?
Ouvrez la cloche puis refermez-la : tout est marqué comme lu. La croix supprime une notification définitivement.
Combien de temps les notifications restent-elles ?
Les informations disparaissent après 90 jours. Un avertissement (paiement en retard, prélèvement échoué, échéance proche) reste tant que vous ne l'avez pas vu.
Puis-je choisir quels e-mails je reçois ?
Pas de réglage par personne pour le moment. Les e-mails vers vos adhérents se règlent dans Réglages → Automatisations.
Mes adhérents ont-ils une cloche ?
Non. Ils reçoivent des e-mails et retrouvent leur situation (cotisation, séances, documents) dans leur espace membre.
Dernière mise à jour : 16 septembre 2026 ID :
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